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USE CASE

Bestell- und Transportabwicklung

Volle Transparenz und Kontrolle über Beschaffungstransporte

Selbst große Industrie- und Handelsunternehmen verfügen in der Beschaffung selten über umfassende Transportinformationen, obwohl entsprechende IT-Lösungen diese auf Knopfdruck liefern können. Die Steuerung von Beschaffungsprozessen über mehrere Produktionsstandorte hinweg führt dazu, dass Unternehmen hinsichtlich der Abholprozesse oftmals abhängig von den Informationen der Zulieferer bzw. der von ihnen beauftragten Spediteure sind. Die Crux: Es Mangelt an der Verfügbarkeit und Verknüpfung wichtiger Daten. So gibt es beispielsweise oft keine Verbindung zwischen Sendungsdaten und Bestellinformationen. Entsprechend intransparent sind die Transporte für das Unternehmen. Auch können Sendungen für mehrere Standorte nicht gebündelt werden. Nicht zuletzt aufgrund der vielen beteiligten Akteure und einer stark papiergebundenen Abwicklung gestaltet sich der gesamte Prozess sehr aufwändig.  

Die Herausforderung besteht darin, die Hoheit über das gesamte Beschaffungsnetzwerk zu gewinnen, um Transportdienstleistungen standortübergreifend einkaufen, abrufen, überwachen und auswerten zu können. Idealerweise organisiert das Unternehmen dabei seine Transporte selbst. Ziel ist es zudem, eine Lösung zu schaffen, die flächendeckend für alle beteiligten Spediteure und Lieferanten genutzt werden kann.

Mit Hilfe einer entsprechenden IT-Lösung für Bestell- und Transportabwicklung organisieren Unternehmen ihre Beschaffungstransporte selbst:

  • Übermittlung von Bestelldaten an die Lieferanten
  • Bestätigung bestellter Mengen bzw. Teilmengen durch Lieferanten
  • Ergänzung von Sendungsinformationen über Versandeinheiten, Mengen, Maße sowie gegebenenfalls Gefahrgutinformationen und Erstellung der Lieferscheine durch Lieferanten
  • Zentrale Erstellung und Aktualisierung aller notwendigen Transportdokumente
  • Übermittlung der Abholaufträge via IT-Schnittstelle bzw. per Web an den beauftragten Transportdienstleister
  • Automatisches Routing der Sendung an den entsprechenden Spediteur 
  • Berechnung des Zustell- bzw. spätesten Abholtermins auf Basis hinterlegter Laufzeittabellen 
  • Sendungsverfolgung auf Basis zurückgemeldeter Tracking-Informationen durch den Transportdienstleister
  • Abgleich von Soll-/Ist-Zeiten und proaktive Rückmeldung bei Abweichungen 

 

Durch die digitale Verheiratung von Bestell- und Transportinformationen gewinnt das Unternehmen durchgehende Transparenz über Abholprozesse. Die Lösung ermöglicht ein automatisches Monitoring des Prozessablaufs und liefert bei Abweichungen proaktiv Informationen. Dies reduziert den Rechercheaufwand und ermöglicht, deutlich schneller zu reagieren, wenn es an einer Stelle hakt. Frachtrechnungen können einfacher mit Sendungsdaten und Soll-Frachten abgeglichen werden, wodurch die Abrechnungskontrolle optimiert wird. Ergebnis: Die Fehlerquote sinkt, die Belieferung der einzelnen Niederlassungen lassen sich verlässlicher steuern. 

Dank der Transportvorschau können Bündelungspotenziale genutzt, die konsolidierte Abholung aus mehreren Werken organisiert und dadurch Kosten reduziert werden. Standortübergreifende Reports sind auf Knopfdruck erhältlich, so dass die Lieferperformance jederzeit gemessen und auch künftige Ausschreibungen effizienter vorbereitet werden können. 

 

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