Transportprozesse in Eigenregie steuern und überwachen

Unternehmen mit mehreren Produktions- und Lagerstandorten sind beim Transport von Gütern in hohem Maße vom Informationsfluss ihrer Lieferanten und der beauftragten Spediteure abhängig. Entsprechend intransparent verlaufen in vielen Fällen die mit Anlieferung und Abholung verbundenen Prozesse.  Oft erfolgt die Beauftragung des Spediteur noch durch das Unternehmen, die Abholaufträge selbst wird aber vom jeweiligen Lieferanten avisiert. Neben Stückgut sowie Teil- und Komplettladungen, die auf unterschiedlichen Wegen über Milkruns und als Direkt- oder Sonderfahrt versendet werden, sind auch komplexe, mehrstufige Transporte mit Vor-, Haupt- und Nachlauf Teil des Systems.

Der Transportprozess ist für den Verlader somit kaum nachvollziehbar. Ohne Bezug zum entsprechenden Abholauftrag lässt weder der aktuelle Status noch der voraussichtliche Ankunftszeitpunkt am Bestimmungsort einer Sendung herausfinden.  Detaillierte Transportinformationen liegen meist nur den Spediteuren vor, Prozesse werden manuell gesteuert und transportrelevante Dokumente sind oft nur in Papierform vorhanden. Dadurch gestaltete sich auch die Rechnungsprüfung sehr aufwändig. Diese Situation gilt es durch zentral überwachte, automatisch gesteuerte Abholprozesse komplett hinter sich zu lassen. Transportdienstleistungen sollen künftig für das gesamte Netzwerk standortübergreifend eingekauft, abgerufen, überwacht und ausgewertet werden können. Gleichzeitig gilt es, Kosten zu senken.

Um alle Prozessbeteiligten zu integrieren, wird eine IT-Lösung geschaffen, die diese über verschiedene Wege miteinander vernetzt und alle gängigen Formate und Übertragungsprotokolle unterstützt. Inbound wie Outbound werden damit viele Vorgänge digitalisiert und automatisiert. Im Detail gestaltet sich Abläufe wie folgt:

• Automatische Spediteurswahl auf Basis von Stammdaten
• Frachtanmeldung durch die Lieferanten an die zugewiesenen Spediteure (Avisierung der Transporte)
• Spediteure bekommen die Frachtanmeldungen von mehreren Lieferanten, bilden daraus Touren und bestätigen die Frachtanmeldungen.
• Nach der Bestätigung der Frachtanmeldungen erstellen die Lieferanten Lieferscheine
• Die Spediteure vervollständigen transportrelevante Daten sowie die für nachgelagerte Abrechnungsprozesse notwendige Daten. Gemäß vordefinierter Meilensteinpläne melden sie den Tracking Status zurück.
• Nach der Transportquittierung wird der Abrechnungsprozess automatisch angestoßen. Auf Basis der hinterlegten Tarife werden die Transportkosten berechnet und im System transparent dargestellt.

Das Unternehmen gewinnt durchgängige Transparenz über alle Bestell- und Transportprozesse. Statusinformationen aus unterschiedlichen Quellen werden einheitlich dargestellt und verbessern so die Auskunftsfähigkeit des Kundenservice beim Verlader.

Durch die automatische Anpassung von Prozessen bei Abweichungen lässt sich die Belieferung von Standorten und Kunden verlässlicher steuern. Bündelungspotenziale können optimal genutzt werden, die Fehlerquote sinkt und dank eines durchgehend transparenten Informationsflusses steigt die Kundenzufriedenheit.

Sowohl in der Sendungsabwicklung, der Rechnungsprüfung als auch im Falle eines Dienstleisterwechsels reduziert sich der administrative Aufwand erheblich. In Summe werden nicht nur die Prozesse schlanker und effizienter. Auch die Kosten können auf ganzer Linie deutlich zurückgefahren werden.